Koristne informacije ...

7 funkcij učinkovitega B2B portala za prodajo

Prodajna ekipa znova išče pogodbeno ceno, kupec po e-pošti preverja zalogo, računovodstvo pa ročno prepisuje naročila v poslovni sistem. To niso nujni spremljevalci B2B prodaje, ampak jasen znak, da proces potrebuje boljše digitalno orodje. Ko podjetja iščejo odgovor na vprašanje, katere so 7 funkcij učinkovitega b2b portala, v resnici iščejo način, kako kupcem olajšati naročanje, zaposlenim pa odvzeti ponavljajoče se administrativne naloge.

Dober B2B portal ni javna spletna trgovina z obrazcem za prijavo. Je delovni prostor za poslovne partnerje, kjer so podatki, pravila prodaje in naročanje prilagojeni dejanskemu odnosu s posamezno stranko. Zato generična rešitev pogosto hitro pokaže omejitve. Portal mora slediti vašemu ceniku, prodajnemu procesu, zalogam in notranjim sistemom - ne obratno.

1. Prijava, vloge in dostop do pravih podatkov

V B2B okolju vsi kupci ne vidijo iste ponudbe. Distributer lahko naroča celoten katalog, pogodbeni kupec ima poseben nabor izdelkov, posamezna poslovalnica pa lahko dostopa le do svojega asortimana in zgodovine naročil. Učinkovit portal zato začne z urejenim upravljanjem uporabnikov, podjetij in uporabniških vlog.

To pomeni, da lahko določite, kdo sme oddati naročilo, kdo ga mora potrditi in kdo vidi račune ali dobavnice. Večje podjetje lahko na primer enemu uporabniku omogoči pripravo košarice, drugemu pa končno odobritev. Takšna razdelitev odgovornosti zmanjšuje napačna naročila in daje naročniku nadzor, ne da bi moral vse urejati po telefonu.

Prijava mora biti varna, vendar ne zapletena. Dodatna zaščita je smiselna predvsem pri portalih z občutljivimi cenami, dokumentacijo ali finančnimi podatki. Pri manjšem krogu rednih strank je lahko preprost, dobro zasnovan prijavni proces boljša izbira kot kopičenje varnostnih korakov, ki uporabnike le upočasnijo.

2. Individualne cene, pogoji in katalogi

Prav cena je pogosto razlog, da B2B portala ni mogoče zgraditi kot običajne spletne trgovine. Poslovni kupci imajo dogovorjene rabate, količinske popuste, posebne plačilne roke, minimalne količine in včasih tudi izdelke, ki niso na voljo drugim partnerjem.

Portal mora te pogoje prikazati samodejno in pravilno. Kupec po prijavi vidi svojo ceno, relevantne akcije in izdelke, ki jih lahko dejansko naroči. Prodajnik se tako ne ukvarja z vsakim preverjanjem popusta, kupec pa ne ugiba, ali bo znesek na predračunu enak znesku v košarici.

Pri tem je potrebna poslovna disciplina. Če so ceniki in popusti v podjetju nepregledni ali se spreminjajo brez jasnih pravil, portal težave ne bo čudežno odpravil. Lahko pa prisili proces v red: določi se vir podatkov, odgovorna oseba in način posodabljanja pogojev. To je velika prednost že pred začetkom razvoja.

3. Naročanje, prilagojeno ponavljajočim se nakupom

B2B kupci običajno ne želijo raziskovati ponudbe kot končni potrošniki. Pogosto vedo, kaj potrebujejo, in želijo naročilo oddati hitro. Zato so uporabne funkcije, kot so ponovni nakup prejšnjega naročila, shranjeni seznami izdelkov, hitro dodajanje po šifri izdelka in uvoz naročilnice.

Za servisno podjetje je lahko ključna možnost naročanja materiala po projektu. V veleprodaji so bolj pomembni pakiranja, količine in jasen prikaz razpoložljivosti. Proizvajalec lahko potrebuje konfigurator izdelka, kjer kupec izbere mere, material ali izvedbo. Učinkovitost ni v številu funkcij, temveč v tem, da portal skrajša najpogostejšo pot do oddanega naročila.

Dobro je predvideti tudi osnutke naročil. Kupec lahko košarico pripravi več dni, jo interno uskladi in jo odda šele ob potrditvi nabave. Tak proces je v B2B prodaji običajen in ga ni smiselno siliti v logiko hitrega spletnega nakupa.

4. Zaloge in roki, ki jim kupec lahko zaupa

Napačna informacija o zalogi povzroči več škode kot odsotnost informacije. Če portal kaže, da je izdelek dobavljiv, nato pa prodaja kupcu sporoči drugače, se zaupanje hitro zmanjša. Zato mora biti prikaz zaloge povezan z dejanskim stanjem v skladišču ali vsaj z redno usklajenim podatkovnim virom.

Ni nujno, da vsak portal prikazuje natančno število kosov. Pri določenih panogah je dovolj oznaka »na zalogi«, »omejena zaloga« ali predvideni dobavni rok. Odločitev je odvisna od narave poslovanja, hitrosti sprememb zaloge in občutljivosti podatkov. Pomembno je, da kupec razume, kaj prikaz pomeni, in da informacija podpira realna pričakovanja.

Koristno je, če portal ob naročilu opozori na delno dobavljivost, nadomestne izdelke ali predviden datum naslednje dobave. S tem se mnogo vprašanj razreši, še preden pridejo do prodajne ekipe.

5. Povezava z ERP, računovodstvom in logistiko

Portal, ki zahteva ročno prepisovanje naročil, je le lepši obraz starega procesa. Prava vrednost nastane, ko se poveže z ERP sistemom, računovodstvom, skladiščem, CRM-jem ali logističnim partnerjem. Naročilo se prenese v obdelavo, zaloga se posodobi, status pošiljke pa se vrne nazaj do kupca.

Povezovanje ni enaka naloga pri vsakem podjetju. Sistem z urejenim API-vmesnikom omogoča hitrejšo in zanesljivejšo integracijo, medtem ko starejša programska oprema včasih zahteva vmesne rešitve ali postopno uvedbo. Zato je pametno že na začetku določiti, kateri podatki morajo potovati avtomatsko in katerih ni smiselno povezovati.

Najprej je običajno smiselno avtomatizirati naročila, kupce, izdelke, cene in zalogo. Kasneje lahko dodate še dokumente, reklamacije, sledenje pošiljkam ali napredna poročila. Moxy Web pri rešitvah po meri izhaja prav iz teh poslovnih povezav, saj portal ne sme ostati ločen otok v vašem digitalnem okolju.

6. Dokumenti in pregledna zgodovina sodelovanja

Poslovni kupec ne potrebuje le potrditve naročila. Pogosto išče račun, dobavnico, ponudbo, tehnični list, certifikat ali podatke o prejšnjih dobavah. Če mora za vsak dokument pisati e-pošto, portal ne opravlja svoje osnovne naloge.

Pregled zgodovine naročil daje kupcu samostojnost, prodajni ekipi pa prihrani veliko časa. Uporabnik lahko preveri, kaj je naročil, ponovi pretekli nakup, prenese dokumentacijo in spremlja status odprtega naročila. Pri izdelkih z zahtevano sledljivostjo so lahko pomembne tudi serije, številke dobavnic ali povezava na posamezen projekt.

Pri dostopu do dokumentov velja enako pravilo kot pri cenah: vsak uporabnik naj vidi samo podatke svojega podjetja in v okviru svojih pooblastil. Urejene pravice dostopa niso podrobnost, ampak osnovni pogoj zaupanja.

7. Administracija, analitika in prostor za rast

B2B portal se po objavi šele začne uporabljati v resničnih pogojih. Cene se spreminjajo, prihajajo novi kupci, katalog raste, prodajni procesi se prilagajajo. Če za vsako manjšo spremembo potrebujete razvijalca, bo portal sčasoma postal ovira namesto podpore.

Administrativni vmesnik mora zaposlenim omogočiti preprosto upravljanje uporabnikov, vsebin, kategorij, dokumentov in tistih podatkov, ki niso samodejno sinhronizirani z drugimi sistemi. Hkrati mora jasno ločiti, kaj lahko ureja urednik in kaj je povezano s centralnim poslovnim sistemom. Dvojno urejanje istih podatkov je recept za napake.

Analitika nato pokaže, ali portal dosega namen. Spremljajte delež naročil, oddanih prek portala, pogostost ponovnih naročil, neuspešna iskanja v katalogu in korake, pri katerih uporabniki opuščajo košarico. Podatki niso namenjeni lepim poročilom, ampak konkretnim izboljšavam: boljši iskalnik, jasnejša struktura izdelkov ali enostavnejši postopek potrjevanja naročil.

Kako določiti pravo prioriteto razvoja

Sedem funkcij učinkovitega B2B portala ne pomeni, da morajo biti vse izvedene v prvi različici. Podjetje z nekaj deset rednimi kupci bo največ pridobilo že z individualnimi cenami, hitrim naročanjem in povezavo na zalogo. Organizacija z več nivoji odobravanja pa mora prej rešiti uporabniške vloge in interne potrditve.

Najboljši začetek je pregled konkretnih vprašanj: Katera opravila prodaja ponavlja vsak dan? Kje nastajajo napake pri naročilih? Katere podatke kupci najpogosteje zahtevajo? In kateri sistem je dejanski vir za cene, zaloge ter statuse? Odgovori hitro pokažejo, katere funkcije bodo prinesle učinek in katere bi bile za zdaj le strošek.

Dober portal kupcev ne prepričuje z množico gumbov. Prepriča jih takrat, ko lahko ob 22. uri oddajo pravilno naročilo po svoji ceni, preverijo dokumente in vedo, kaj lahko pričakujejo. To je izkušnja, zaradi katere se poslovni partner vrne brez dodatnega klica.