Koristne informacije ...

B2B portal, ki kupcem poenostavi naročanje

Vaš prodajnik ne bi smel vsak dan po e-pošti odgovarjati na ista vprašanja: Kakšna je moja cena? Je izdelek na zalogi? Kje najdem račun? Kdaj bo dostava? Dobro zasnovan b2b portal te odgovore postavi tja, kjer jih poslovni kupec pričakuje - v varen, pregleden in vedno dostopen uporabniški račun.

Za podjetje to ni le dodatna spletna stran. Je operativno prodajno orodje, ki poveže kupce, prodajno ekipo, katalog, cene, naročila in dokumentacijo. Če je izdelan po meri in pravilno povezan z vašimi poslovnimi sistemi, zmanjša ročno delo brez tega, da bi odnos s kupcem postal neoseben.

Kaj je B2B portal in komu je namenjen?

B2B portal je zaprto spletno okolje za poslovanje med podjetji. V njem se prijavljeni partnerji, distributerji, veleprodajni kupci ali franšize prijavijo v svoj račun ter dostopajo do informacij in funkcij, ki zanje veljajo.

V nasprotju z javno spletno trgovino vsak uporabnik ne vidi nujno enake ponudbe. En kupec lahko dostopa do pogodbeno dogovorjenih cen, drugi do posebnega nabora izdelkov, tretji pa do dokumentacije, tehničnih listov ali možnosti ponovnega naročanja. Prav v tej prilagodljivosti je glavna poslovna vrednost portala.

Tak sistem je posebej smiseln za veleprodajo, proizvajalce, distributerje, dobavitelje materialov, servisna podjetja in organizacije z mrežo poslovnih partnerjev. Koristi pa tudi podjetjem, ki ne prodajajo klasičnih izdelkov. Servisni partner lahko prek portala odda zahtevek, prenese zapisnik, spremlja status primera ali naroči nadomestni del.

Portal ne nadomesti dobre prodajne ekipe. Od nje odstrani ponavljajoče se naloge, da se lahko posveti pogajanjem, zahtevnejšim strankam in rasti poslovanja.

Zakaj običajna spletna trgovina pogosto ni dovolj

Spletna trgovina je lahko dobro izhodišče, vendar B2B prodaja redko sledi logiki enega javnega cenika in takojšnjega plačila s kartico. Poslovni odnosi so pogosto zgrajeni na individualnih cenah, plačilnih rokih, različnih naslovih dostave, potrjevanju naročil in internih nabavnih postopkih kupca.

Če te posebnosti rešujete z ločenimi Excel datotekami, e-pošto in telefonskimi klici, se napake začnejo kopičiti. Prodajnik lahko pošlje napačen cenik. Kupec naroči izdelek, ki ga ni več na zalogi. Računovodstvo išče dokumente, logistika pa preverja podatke v več sistemih. Posamezen zaplet je morda majhen, skupaj pa pomenijo počasnejšo obdelavo in manj zaupanja.

B2B portal vzpostavi enotno točko za sodelovanje. Kupec vidi svoje podatke, vaša ekipa pa dela z jasneje strukturiranimi naročili. To ne pomeni, da mora biti vse avtomatizirano. Pri izdelkih po meri, projektnih cenah ali kompleksnih ponudbah je lahko bolj smiselno, da portal pripravi zahtevek za ponudbo, končno potrditev pa opravi prodajnik. Dobra rešitev sledi vašemu prodajnemu procesu, ne obratno.

Funkcije B2B portala, ki res prihranijo čas

Portal je uporaben toliko, kolikor dobro rešuje konkretne korake v poslovanju. V praksi se največ koristi običajno skriva v funkcijah, ki odpravljajo vsakodnevno iskanje podatkov in ročno prepisovanje.

Individualne cene in dostop po meri

Poslovni kupci pričakujejo, da bodo po prijavi videli cene, ki so bile z njimi dogovorjene. To lahko pomeni cenike po skupinah, količinske popuste, projektne pogoje ali specifične popuste za posamezno podjetje. Ob tem je mogoče omejiti dostop do izbranih kategorij, blagovnih znamk ali dokumentov.

Pomembna je tudi struktura uporabnikov. Večja stranka ima lahko več naročnikov, pri čemer njihov nadrejeni potrjuje nakupe ali spremlja skupno porabo. Takšna pravila niso dodatek za kasnejšo fazo, temveč jih je smiselno opredeliti že pred začetkom razvoja.

Hitro naročanje brez nepotrebnih korakov

Pri B2B nakupih kupci pogosto vedo, kaj potrebujejo. Želijo poiskati šifro izdelka, naložiti seznam artiklov, ponoviti prejšnje naročilo ali hitro dodati večje količine v košarico. Javna trgovina, usmerjena v brskanje in impulzni nakup, temu ni vedno prilagojena.

Dober portal zato podpira hitro iskanje, pregledne filtre, pakirne enote, minimalne količine in možnost ponovnega naročanja. Če kupci redno naročajo stotine artiklov, lahko že en dobro izveden obrazec za množični vnos bistveno skrajša njihovo delo.

Naročila, računi in dokumentacija na enem mestu

Ko kupec sam najde zgodovino naročil, predračune, račune, dobavnice ali tehnično dokumentacijo, se število podpornih zahtevkov hitro zmanjša. Hkrati dobi občutek, da ima nadzor nad poslovnim odnosom.

Pri tem je treba določiti, kateri dokumenti so res koristni in kdo jih sme videti. Za nekatere dejavnosti so ključni certifikati, varnostni listi in tehnični načrti. Drugje so pomembnejši servisni zapisniki, pogodbe ali pregled odprtih postavk. Portal mora podpreti vaše realne procese, ne generičnega seznama funkcij.

Povezave s poslovnimi sistemi odločajo o rezultatu

Največja razlika med portalom, ki je lep na predstavitvi, in portalom, ki vsak dan prihrani ure dela, je v povezljivosti. Zaloge, cene, podatki o kupcih in statusi naročil že obstajajo v računovodskem, ERP, skladiščnem ali logističnem sistemu. Če jih zaposleni ročno prenašajo v portal, ste ustvarili še eno točko za napake.

Povezava lahko poteka v obe smeri. Portal iz poslovnega sistema prejema artikle, zaloge in cenike, vanj pa vrača oddana naročila, nove kupce ali zahtevke. Kako pogosto se podatki osvežujejo, je odvisno od posla. Za hitro spreminjajoče se zaloge je potreben skoraj takojšen prenos, medtem ko je pri stabilnejšem katalogu dovolj načrtovana sinhronizacija.

Integracije niso samoumevne. Starejši sistemi včasih nimajo urejenih vmesnikov, podatki pa so lahko nepopolni ali različno zapisani. Zato je pred izdelavo portala smiselno preveriti kakovost virov podatkov, lastništvo posameznih podatkov in odgovornost za njihovo urejanje. Tehnična rešitev ne more sama popraviti nejasnega cenika ali neurejenih šifer izdelkov.

Pri projektih po meri je prednost v tem, da se portal prilagodi obstoječemu načinu dela tam, kjer je ta smiseln, hkrati pa lahko odkrije procese, ki jih je vredno poenostaviti. Moxy Web pri takšnih rešitvah združi uporabniško izkušnjo, razvoj in povezave z zunanjimi sistemi v eno premišljeno celoto.

Kako začeti projekt B2B portala brez napačnih predpostavk

Uspešen projekt se ne začne z vprašanjem, katere gumbe naj portal vsebuje. Začne se z vprašanjem, kje danes izgubljate čas in kje nastajajo napake. Sledite poti naročila od trenutka, ko kupec preveri ceno, do izdaje računa in dostave. Pri tem vključite prodajo, administracijo, logistiko in po potrebi tudi nekaj ključnih kupcev.

Nato določite prvo različico, ki prinaša oprijemljivo korist. Morda so to prijava kupcev, individualne cene, katalog in oddaja naročil. Morda je največji problem dostop do dokumentov ali ponavljajoča se servisna naročila. Začeti z jasnim jedrom je praviloma bolj pametno kot graditi zelo širok sistem, ki ga uporabniki težko sprejmejo.

Posebno pozornost namenite administrativnemu vmesniku. Nekdo v vašem podjetju bo dodajal vsebine, urejal uporabnike, pregledoval naročila in po potrebi popravljal podatke. Administracija mora biti razumljiva tudi sodelavcem, ki niso razvijalci. Enako velja za pravice dostopa, varnostne kopije, posodobitve in dolgoročno vzdrževanje. Portal hrani poslovno občutljive podatke, zato varnost ni postavka, ki jo rešujete na koncu.

Uspeh se meri v manj trenja, ne v številu funkcij

Po objavi portala spremljajte, kaj se spremeni v praksi. Koliko naročil pride prek sistema? Koliko časa potrebuje ekipa za obdelavo? Katere zahteve po e-pošti so se zmanjšale? Ali kupci samostojno najdejo podatke, ki so jih prej iskali pri vaših zaposlenih?

Včasih bo največji uspeh v več naročilih, drugič v tem, da administracija vsak teden pridobi več ur za pomembnejše delo. Če portal kupcu olajša ponovni nakup, prodajniku pa omogoči natančnejše svetovanje, je postal del vašega poslovnega modela - ne le še ena digitalna platforma.

Najboljši naslednji korak je preprost: zapišite pet vprašanj, ki jih kupci vaši ekipi najpogosteje postavljajo. Če lahko portal nanje hitro, pravilno in varno odgovori, imate zelo dober temelj za rešitev, ki bo delovala tudi po začetnem navdušenju.